Cách xử lý hóa đơn khi viết sai

I.Khi phát hiện ra hóa đơn sai nhưng chưa giao cho khách hàng:

1.Hóa đơn viết sai chưa xé ra khỏi cuống:

Bước 1: Gạch chéo hóa đơn viết sai và lưu hóa đơn viết sai ngay tại cuống của quyển hóa đơn

Bước 2: Xuất lại hóa đơn đúng

Lưu ý: Cần xem xét thật kỹ các thông tin trên hợp đồng, giấy đăng ký kinh doanh của khách hàng ….

VD: Ngày 22/08/2018 công ty A xuất hóa đơn số 0002550 nhưng khi vừa viết xong phát hiện ra sai xót địa chỉ của người mua hàng

Xử lý: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn đó và xuất một hóa đơn mới ngay tại ngày hôm đó

2.Hóa đơn viết sai nhưng đã xé ra khỏi cuống:

Bước 1: Gạch chéo hóa đơn viết sai và lưu hóa đơn viết sai ngay tại cuống của quyển hóa đơn theo thứ tự của hóa đơn

Bước 2: Xuất hóa đơn đúng

Lưu ý: Xem xét thật kỹ các thông tin trên hóa đơn đối chiếu với hợp đồng, giấy đăng ký kinh doanh trước khi xé ra khỏi cuống để đóng dấu và ký.

VD: Ngày 20/10/2018 công ty A xuất hóa đơn số 0002750 đã viết xong và đưa cho giám đốc ký và đóng dấu nhưng chuẩn bị đưa cho khách hàng thì phát hiện ra sai tên sản phẩm

Xử lý: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn rồi kẹp vào quyển hóa đơn theo đúng số thứ tự sau đó xuất một hóa đơn mới ngay trong ngày

II.Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng:

1.Hóa đơn viết sai đã giao cho khách nhưng chưa kê khai:
Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn ( 1 trong 2 bên phát hiện ra lỗi sai sẽ thông báo cho nhau để lập biên bản thu hồi mỗi bên giữ 1 bản ký và đóng dấu)

Bước 2: Khi nhận được hóa đơn viết sai thì gạch chéo 3 liên của hóa đơn đó rồi lưu trữ hóa đơn đó theo số thứ tự tại quyển hóa đơn. Tiếp đó xuất hóa đơn mới đúng rồi giao cho khách hàng

Lưu ý: Phải có nhận được hóa đơn sai do khách gửi về thì mới xuất hóa đơn mới rồi gửi lại cho khách. Phải lưu trữ theo số thứ tự hóa đơn tại quyển hóa đơn.

VD: Ngày 14/03/2018 xuất hóa đơn số 0003765 cho công ty B. Đến ngày 29/03/2018 khách hàng phản hồi lại hóa đơn sai địa chỉ công ty.

Xử lý: Khi có phản hồi của bên B thì bên A sẽ lập biên bản thu hồi ngày 29/03/2018 hóa đơn gồm 2 bản ký đóng dấu rồi gửi cho bên B ký và đóng dấu. Khi nhận được hóa đơn sai bên A sẽ xuất hóa đơn mới ngày 29/03/2018 để gửi cho bên B

Mẫu thu hồi hóa đơn:

2.Hóa đơn viết sai đã giao cho khách và đã kê khai

2.1.Hóa đơn sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế

Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai xót trên hóa đơn (1 trong 2 bên phát hiện ra lỗi sai sẽ thông báo cho nhau để lập biên bản thu hồi mỗi bên giữ 1 bản ký và đóng dấu)

Bước 2: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót (Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế…. Trong hóa đơn điền chỉnh không ghi giá trị “âm”)

Lưu ý: Khi phát hiện ra sai sót hoặc có thông báo của bên mua về sai sót phải kiểm tra thật kỹ trên hợp đồng bán hàng.

VD: Ngày 20/10/2018 công ty A đã xuất hóa đơn số 0003756 cho công ty B. Nhưng đến ngày 20/11/2018 phát hiện sai số tiền (cụ thể số tiền phải là 1.200.000 đồng nhưng trên hóa đơn viết sai là 2.200.000 đồng như vậy số tiền giảm đi 1.000.000 đồng)

Xử lý: Lập biên bản sai sót ngày 20/11/2018 theo mẫu;

Xuất hóa đơn điều chỉnh ngày 20/11/2018 rồi gửi hóa đơn cho khách hàng:

2.2. Hóa đơn sai ngày tháng, tên hàng hóa, mã số thuế, đơn vị tính

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh điều chỉnh hóa đơn (1 trong 2 bên phát hiện ra lỗi sai sẽ thông báo cho nhau để lập biên bản thu hồi mỗi bên giữ 1 bản ký và đóng dấu)

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh ( Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu

Lưu ý: Đối với những hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền thì không cần kê khai trên tờ khai chỉ cần lưu trữ cùng hóa đơn sai để tiện cho việc giải trình

VD: Ngày 20/10/2018 công ty A xuất hóa đơn số 0003756 cho công ty B. Nhưng đến ngày 20/11/2018 phát hiện sai mã số thuế

Xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ngày 20/11/2018

Xuất hóa đơn điều chỉnh ngày 20/11/2018 và gửi hóa đơn cho khách

Tham gia thảo luận cùng chúng tôi tại đây