Cộng đồng nghề kế toán Việt Nam Chia sẻ kinh nghiệm nghề kế toán

Dịch vụ chăm sóc khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử

>> Xem thêm: Doanh nghiệp bị hấp dẫn bởi phần mềm hóa đơn điện tử

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Bên cạnh việc lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, chuyên  nghiệp, các doanh nghiệp cũng dần quan tâm đến khâu chăm sóc khách hàng của các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Bởi thực tế sử dụng cho thấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng suôn sẻ, với những lỗi phát sinh khách quan, rất cần sự hỗ trợ từ bên đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Chính vì vậy, bên cạnh những yếu tố về công nghệ, thì yếu tố chăm sóc khách hàng cũng được xem là yếu tố quan trọng quyết định việc có nên sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử nào đó hay không.

Tầm quan trọng của dịch vụ chăm sóc khách hàng

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như: giúp doanh nghiệp rút ngắn tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn. Hóa đơn điện tử là nền tảng và là cuộc các mạng để doanh nghiệp nhỏ lớn lên, xóa đi khoảng cách giữa doanh nghiệp lớn và khối doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Tuy nhiên, bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn điện tử cũng mang lại những khó khăn nhất định cho các doanh nghiệp. Bên cạnh khó khăn về khả năng đáp ứng yêu cầu về một hạ tầng kỹ thuật (đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ), thì thói quen sử dụng hóa đơn giấy khó thay đổi của người dân Việt Nam cũng là rào cản khiến cho việc triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp còn gặp khó khăn như hiện nay. Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp phản ánh rằng, trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng suôn sẻ, nhiều khi vẫn còn gặp những vấn đề phát sinh, mà nếu không được sử lý ngay, sẽ làm ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Những vấn đề phát sinh có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ các nguyên nhân khách quan như các vấn đề về lỗi mạng internet/đường truyền, các vấn đề về virus trên máy tính của người sử dụng; hoặc từ những nguyên nhân chủ quan như người dùng có sai sót, nhầm lẫn trong thao tác sử dụng phần mềm.

Bên cạnh đó, một điều thực sự gây ức chế cho kế toán viên và làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính là khi cần hỗ trợ thì lại không thể liên hệ được nhà cung cấp dịch vụ, kế toán viên không biết phải làm thế nào để xử lý. Chính vì vậy, ngoài những tiêu chí để đánh giá một phần mềm hóa đơn điện tử tốt như: nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm, các tính năng nổi trội, chất lượng phần mềm tốt, chi phí cạnh tranh… thì yếu tố dịch vụ chăm sóc khách hàng trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử cũng được xem là yếu tố quan trọng mà quý doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Tham gia thảo luận cùng chúng tôi tại đây